VƯỚNG MẮC THƯỜNG GẶP KHI THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

26/06/2020 540

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Khi thành lập Văn phòng đại diện sẽ gặp nhiều vướng mắc, Văn phòng Luật sư Tín Phát cùng Văn phòng Tư vấn và Hỗ trợ Doanh nghiệp xin điểm qua một số vướng mắc sau:

1. Thủ tục để mở Văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trong hoặc ngoài nước và tương ứng với vị trí của văn phòng đại diện mà thủ tục cần thực hiện cũng là khác nhau.

– Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện trong nước phải thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.

Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện cần những gì?

2. Con dấu của Văn phòng đại diện

Quyết định sử dụng hay không sử dụng con dấu phụ thuộc vào nhu cầu và tính chất hoạt động văn phòng đại diện của từng doanh nghiệp.

Số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của văn phòng đại diện sẽ do Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH từ hai thành viên trở lên, công ty hợp danh), chủ doanh nghiệp tư nhân quyết định, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác nhưng phải bảo đảm rằng nội dung mẫu con dấu của văn phòng đại diện có tên văn phòng đại diện.

Cần thực hiện thao tác thông báo mẫu dấu tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh nơi đặt văn phòng hoặc có thể thực hiện qua hình thức nộp qua mạng điện tử.

3. Tài khoản ngân hàng riêng

Pháp luật hiện hành không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng riêng cho văn phòng đại diện và cũng không có quy định cấm hành vi này.

Vì vậy, doanh nghiệp xem xét nhu cầu hoạt động của văn phòng đại diện, nếu xét thấy cần thiết thì có thể đăng ký mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện tại các tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp.

Lưu ý: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, văn phòng đại diện mới có thể đăng ký tài khoản ngân hàng của riêng mình và điều này làm phát sinh thay đổi nội dung đăng ký thuế đã đăng ký khi thành lập văn phòng đại diện (10 ngày kể từ khi có tài khoản)

4. Treo biển hiệu văn phòng đại diện

Tương tự như doanh nghiệp, văn phòng đại diện cũng phải treo biển hiệu ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở, và phải chứa các thông tin sau:

– Tên doanh nghiệp;

– Tên văn phòng đại diện theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

– Địa chỉ, số điện thoại.

5. Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh

Quy định tại Điều 45 của Luật Doanh nghiệp năm 2014: Điều 45. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp 1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. 2.Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. 3. Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Văn phòng đại diện có nhiệm vụ “đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó” mà không được quy định rõ cho phép hoạt động kinh doanh như hai loại hình đơn vị phụ thuộc còn lại.

Bên cạnh đó, trong biểu mẫu đăng ký thành lập chi nhánh, địa điểm kinh doanh đều ghi nhận “ngành, nghề kinh doanh” thì trong biểu mẫu đăng ký thành lập văn phòng đại diện lại ghi nhận “nội dung hoạt động”.

Như vậy có thể thấy rằng văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

6. Văn phòng đại diện có được tự ký hợp đồng lao động

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 và điểm a khoản 1 Điều 6 của Bộ luật Lao động năm 2012: Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Bộ luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: … 2. Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động; nếu là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. … Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động 1. Người sử dụng lao động có các quyền sau đây: a) Tuyển dụng, bố trí, điều hành lao động theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh; khen thưởng và xử lý vi phạm kỷ luật lao động;…

Doanh nghiệp là người sử dụng lao động và có quyền tuyển dụng lao động theo nhu cầu. Nói cách khác, văn phòng đại diện không được đứng tên với tư cách là người sử dụng lao động, dù là trong hợp đồng lao động với người lao động làm việc cho mình.

7. Văn phòng đại diện có phải khai, nộp lệ phí môn bài

Điều 2 của Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định: Điều 2. Người nộp lệ phí môn bài Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm: 1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật. … 6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).

Theo đó, phát sinh hai trường hợp như sau:

– Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài;

– Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Trong trường hợp văn phòng đại diện thuộc đối tượng phải nộp lệ phí môn bài thì doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm khai lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện như sau:

– Trường hợp doanh nghiệp có văn phòng đại diện ở cùng địa phương cấp tỉnh thì doanh nghiệp thực hiện nộp Hồ sơ khai thuế môn bài của các văn phòng đại diện đó cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp;

– Trường hợp doanh nghiệp có văn phòng đại diện ở khác địa phương cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì văn phòng đại diện thực hiện nộp Hồ sơ khai thuế môn bài của mình cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện đó.

Chậm nhất là ngày 30/01 hằng năm, văn phòng đại diện có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.

8. Văn phòng đại diện có được phát hành, sử dụng hóa đơn

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, tức không có quyền trực tiếp thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và cũng không phát sinh thu nhập từ những hoạt động này. Nên, văn phòng đại diện không cần phát hành, sử dụng hóa đơn.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

1. Văn phòng luật sư Tín Phát

Trụ sở chính: 131 Yersin, phường 9, thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng

Điện thoại: 0918.415.277 – 0987.332.188 – 0918.255.499     

Website: Luatsulamdong.com

Gmail: vplstinphat@gmail.com

2. Văn phòng Tư vấn và Hỗ trợ Doanh nghiệp

Địa chỉ: Sảnh 1, Tầng trệt Trung tâm Hành chính Tỉnh, số 36 Trần Phú, Phường 4, Tp. Đà Lạt, Tỉnh Lâm Đồng

Điện thoại: 0918.415.277 – 0987.332.188 – 0918.255.499

Website: luatsulamdong.com

Email: vanphongtuvandoanhnghiepld@gmail.com